[파워포인트 블루스 시즌2] 2. 초보기획자를 위한 4가지 Skill-Tree ①
퍼즐조각과 큰 그림
지금까지 거의 2년간 지속되어온 파워포인트 블루스 연재는 파워포인트를 능숙하게 다루어 온 샐러리 맨들의 2% 부족한 부분을 채워주는데 초점을 맞추어 왔다. 이들은 대부분 파워포인트를 수년간 사용해 온 '중급자'이며 기획이나 제안 등 상대방을 설득해야 하는 문서작업을 기본 업무로 삼고 있다고 가정하였다.
따라서 나는 이들에게 기본부터 하나하나 차근차근 설명하는 대신 전체적인 구조와 원칙들을 보여줌으로써 '자극과 영감'을 주려고 하였다. 그 나머지 부분들은 이미 가지고 있는 경험과 노하우를 더해 자신만의 작업 스타일로 발전시켜 나갈 수 있을거라 생각했고 이때문에 연재내용상의 군더더기를 상당부분 제거할 수 있었다.
연재가 지속되고 책으로 나오면서 많은 독자들과 의견을 나누었고 그들이 누구고 어떤 것을 원하는지 피드백을 받게 되었다. 흥미로운 사실은 많은 독자들이 내 예상과는 달리 초보자라는 것과 학생이었다는 것이다. 그들이 공통적으로 빈번하게 질문하는 것은 '파워포인트 초보자를 위한 로드맵은 무엇인가' 하는 것이었다. 조금 더 단도직입적으로 애기하자면 그저 나의 블로그와 연재물만 독파하면 파워포인트의 고수가 될 수 있냐는 질문들이었다.
기획과 프레젠테이션의 고수가 되기 위해서는 각각의 기술에 해당하는 여러개의 퍼즐조각을 모아 큰 그림을 완성해 보는 것으로 가정할 수 있다.
퍼즐 맞추기를 생각해보자. 복잡한 조각들을 모두 모아서 거대한 그림을 완성하면 문서작성과 프레젠테이션의 고수가 된다는 설정이다. 그들은 나름대로 퍼즐조각들을 모아서 짜맞추기 시작하고 오랜시간을 들여 전체 그림을 완성하려 애를 쓰게 된다. 처음에는 쉽게 많은 조각을 모았지만 일정시간이 흐르면 점차 조각을 모으기 힘들어지고 딜레마에 빠지게 된다. 그들은 모자란 퍼즐조각을 어디서 구해야 할지 모르기 때문이다. 파워포인트 블루스는 그 모자란 조각들을 제공하기 위해 기획된것이다.
파워포인트 블루스 역시 커다란 퍼즐의 일부분이다. 다만 많은 사람들이 가지지 못한 퍼즐조각일수는 있다. 대부분은 슬라이드 작성 기법이나 프레젠테이션에 대한 퍼즐조각만을 가지고 있기 때문에 불완전 한 것이다.
따라서 파워포인트 블루스의 연재가 끝나도 큰 그림이 완성되는 것은 아니다. 그러므로 다른 파워포인트 책이나 프레젠테이션 전문서들을 읽었던 것이 무의미한 것도 아니란 얘기다. 다른 책들은 그들 나름대로의 의미있는 퍼즐조각을 제공하기 때문이다.
지금 부터 수차례에 걸쳐 초보자들을 위해 퍼즐조각과 큰 그림에 대한 얘기를 하려고 한다. 아마 이것이 초보 기획자와 프리젠터들을 위한 로드맵이 될것 같다. 그리고 이건 지금까지와 마찬가지로 전적으로 내가 주관적으로 생각하고 있는 그런 그림이 될 것 같다.
자 그럼 시작해보자
누구를 위한 것인가
물론 오늘의 이야기는 초보자들을 위한 것이다. 초보자가 되는 경우는 다양하다. 내가 아는 몇몇 기자출신의 기획자분들은 파워포인트 슬라이드로 풀어가는 기업문화에 적응하느라 적잖게 고생하고 있다. 기사를 쓰는 것과 슬라이드에 생각을 구체화 시키는 일은 또 다른 일이었기 때문이다.
학생들 역시 몇 년간 파워포인트를 경험하지만 졸업을 하고 회사에 취직해 그 문화에 익숙해 질때까지 초보자를 탈피하기 어려워 보인다. 학교의 레포트와 달리 기업의 보고서는 항상 더 많은 변수를 수반하기 때문에 훨씬 더 까다롭다. 같은 주제를 가지고 1년도 더 넘는 기간동안 통과되기 까지 수차례를 반복해야 하고, 발표할 기회가 주어지지 않을 수도 있으며, 관계자들은 내가 작성하는 레포트를 민감하게 받아들이고 영향력을 행사하려고도 하기 때문이다.
파워포인트는 기업내에서 누군가를 설득하는 보고서나 프레젠테이션으로도 사용되지만 교육, 제안서 등의 용도로도 폭넓게 쓰인다. 여러가지 상황을 고려했을 때 내가 초점을 맞추는 대상은 지금까지와 마찬가지로 기업내에서 기획업무를 주로 하는 샐러리맨이 될 것 이다. 업종과 직위에 상관없이 말이다. 이들에 초점을 맞추고 있다해도 많은 독자층을 형성하고 있는 학생들에게도 여전히 유효할 것이며 교육자들이나 제안을 위한 세일즈맨들에게도 그러할 것으로 생각된다.
여기서 한가지 확실히 해둘 것이 있다. 성공의 기준과 목표를 어디에 둘 것인가 하는 문제이다. 여기 두가지 상황이 있다. 첫번째는 별로 미려하지도 않고 디자인 감각도 전혀 없는 딱딱한 글자만으로 채워진 멋대가리 없는 보고서인데 어쨋든 담당자의 설명으로 경영진이나 다른 누군가를 설득에 성공하였다. 두번째는 스티브 잡스가 울고갈 정도의 프레젠테이션 스킬과 슬라이드로도 누군가를 제대로 설득하지 못한 경우이다.
이 두가지 상황은 극단적인 예이긴 하지만 종종 발생한다. 나 역시 이런 경험을 통해 많은것을 느끼고 배워왔다. 첫번째 상황은 내가 청중의 입장에서 종종 경험했는데 나는 그 성공 자체를 부정하고 요행으로 치부해 버렸다. 그러나 같은 사람이 또 다시 그런 보고서를 들고나와 청중을 설득하는데 성공하는 것을 여러번 보고나서는 서서히 생각이 달라지게 되었다.
그 렇다. 기업의 보고서는 상대방을 설득하거나 받아 들여져야 비로소 성공하는 것이다. 너무 많은 변수덕에 성공한 것과 똑같은 패턴의 보고서가 다른회사나 사람에게도 받아들여질 지는 미지수이다. 그러나 분명한건 상대방을 설득한 보고서가 성공한 보고서라는 것이다 !
네 가지 Skill-Tree
문서작성의 LifeCycle : 보고서나 프레젠테이션은 4단계를 거치는게 일반적이다.
보 고서나 프레젠테이션은 정보수집/조사-이야기만들기-작성-프레젠테이션의 4단계 과정을 거치면서 하나의 싸이클을 완성한다.(이것을 문서작성의 라이프싸이클이라 하겠다) 먼저 직장상사나 교수(학교의 경우)에 의해 과제가 주어진다. 모든 과제는 보통 기간이 정해져있다. 길게는 수개월에서 짧게는 다음날 제출을 요구받을 때도 있다.
1단계는 정보수집/조사 단계인 동시에 구체적인 가설이나 결론이 나오는 단계다. 1단계부터 결론이 나온다고 하니 조금 이상하게 들리겠지만 정보를 수집하여 읽고 분석하는 과정중에 자신의 머리속에 스멀스멀 형성되는 형체없는 생각들이 각각 가설이 되고 그것을 확인하는 과정속에서 자신만의 결론이 나온다. 그러므로 모든 단계중에서 가장 시간과 노력을 많이 투자하는 단계라고 할 수 있다.
2단계는 결론을 어떻게 설명해 나갈지 명분과 증거들을 논리적으로 배열하여 하나의 이야기를 만드는 과정이다. 확실한 명분과 증거, 예를 드는 과정에서 추가적인 자료조사가 이루어 진다.
파워포인트는 3단계에 가서야 열게된다. 과제를 받자마자 습관적으로 슬라이드 작성을 시작하는 분들이 많은데 1-2단계를 제대로 거치지 않고서는 짜임새 있는 문서를 만들기 어렵다는 것을 명심하도록 하자.
4단계에서는 완성된 문서로 프레젠테이션 투어(?)를 시작한다. 기업의 보고서는 한번의 검토와 발표로 끝나는 일이 거의 없다. 발표 역시 여러번에 걸쳐서 하게 된다.
지금까지 설명한 네가지 단계의 순환과정이 초보기획자와 프리젠터들이 머리속에 넣어두어야 할 프레임 웍이다. 이 4단계 프레임웍에 따라 초보자들이 갖추어야 할 스킬도 다음과 같이 네가지 방향으로 정리할 수 있다.
1) 분석과 판단 : 문제를 인식하고 이를 분석하여 결론을 내릴 수 있는 시야와 판단력
2) 이야기의 구성 : 논리적이고 이해가 쉽게 이야기를 구성할 수 있는 능력
3) 문서작성 : 단순하고 미려하게 문서를 작성해내는 능력
4) 프레젠테이션 : 입체적으로 상대방을 설득하는 능력
기획자나 프리젠터가 가져야 할 4가지 스킬. 네가지 모두 균형을 이루면서 발전시켜야 한다.
게임을 하다보면 '스킬트리(Skill-Tree)'에 대해 종종 고민하게 된다. 위에서 제시한 네가지 스킬역시 단순하게 끝나는 것이 아니다. 게임의 Skill-Tree와 같이 각각의 역량을 개발하기 위해 마스터 해야하는 세부적인 스킬들이 존재한다. 앞으로 제시하는 이 스킬트리를 가지고 자신의 현위치를 판단해 보고, 밸런싱은 맞는지, 어떤 부분을 보강해야 하는지에 대한 지표로 삼길 바란다.
다음 시간엔 그 세부적인 스킬들에 대해 좀 더 자세히 알아보기로 하겠다.@
| CJ시스템즈 정보기술연구소소장 김용석
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